Démarche d’intervention

DESCRIPTION DE LA DÉMARCHE

• Phase de pré-réalisation

Cette phase se matérialise par des réunions d’information/de présentation du FICOD auprès des administrations communales, des associations, des autres projets, des services, etc.
L’accompagnement fait partie intégrante de la démarche du FICOD avant, pendant et après la réalisation d’un projet. A ce titre, il existe des conditions préalables à la soumission d’une demande de financement. Il s’agit d’accompagner les collectivités à créer leur Comité de Promotion de Projet (CPP) qui va se charger de l’élaboration du projet. Après l’institution de cette structure, le FICOD procède à son accompagnement technique dans son travail d’élaboration du projet. Si le Conseil municipal consent à soumettre le dossier du projet pour requérir le financement du FICOD, une délibération devrait l’accompagner.
– Etape de réception des demandes
Une première analyse de la recevabilité est faite. Si le dossier est non recevable, il est renvoyé avec une réponse négative. S’il est recevable, il est enregistré dans un classeur et registre « demande » et une notification de la poursuite des procédures est faite aux demandeurs.
Ensuite, il appartient aux Agences Régionales du FICOD de réaliser une étude de faisabilité sommaire et une analyse critique du contenu qui devraient permettre au FICOD d’apprécier le niveau de pertinence technique, économique, etc. du projet.
– Etape d’instruction des projets
Lors de l’étude de faisabilité sommaire, diverses rencontres sont effectuées avec le Conseil Municipal, les Services Techniques, certains acteurs (associations, bénéficiaires) pour une collecte de données afin de mieux exploiter l’APS présenté par les communes (si c’est le cas).
A la suite de ces recherches terrain, il est rédigé, une note de présentation dont le contenu porte sur les échanges avec les collaborateurs et son contenu est restitué à la Commune.

– Sélection des projets par les Comités d’octroi régionaux
S’il est avéré que le projet soumis est pertinent et qualifié pour obtenir le financement du Fonds, cet accompagnement technique laisse dès lors la place à une autre forme d’accompagnement s’opérant à l’interne du FICOD à travers l’action du comité d’octroi (CO) ou entre cette structure et le bailleur (Kfw) en fonction de la nature et du coût du projet. Il faut préciser que le comité d’octroi, chargé de la sélection des projets, est composé en majorité des élus locaux, des STD et des OSC.
La sélection d’un projet conduit à la mise en oeuvre de procédures administratives de contractualisation qui consistent en la notification aux CT bénéficiaires et au recours à la Non Objection du bailleur (KfW) pour les projets de coût supérieur à 70 millions.

• Phase d’exécution

  Dès que le comité d’octroi et/ou la Kfw autorise le financement du projet, le FICOD renoue avec la collectivité à travers son accompagnement technique délégué, en partie, aux MOD, AMO, BE et PME recrutés par la collectivité dans l’exécution du projet. Le recrutement de ces acteurs n’efface en rien la présence du FICOD dans le processus dans la mesure où un contrôle à pied d’oeuvre est constamment effectué par ce dernier au travers des visites de chantiers.
  Cette phase se caractérise par la signature du contrat de financement et du contrat de Maîtrise d’Ouvrage Délégué (MOD), l’élaboration du Dossier d’Appel d’Offre (DAO), le suivi du lancement et du dépouillement de l’Appel d’Offre (AO), la signature des contrats et la vérification du circuit des décomptes (BE/PME – MOD-FICOD).
  Lorsque toutes ces formalités administratives sont réalisées, il est procédé au suivi du chantier en phase d’exécution, au suivi de la réception provisoire et de la réception définitive, réunions/contact avec tous les acteurs concernés par l’infrastructure.
  Le FICOD travaillera ensuite à appuyer les CT à la mise en place des comités de projet et au renforcement des capacités des acteurs par l’organisation de réunions/contacts pour identifier avec tous les acteurs les besoins en formation liés à la gestion de l’infrastructure, et suivre la mise en oeuvre de ces formations.

• Phase d’après exécution

L’accompagnement du FICOD reste soutenu après l’exécution en vue d’assurer une mise en exploitation effective de l’investissement, et ce, durant trois (3) ans après la réalisation.
Dans cet objectif, il est procédé à l’identification des bénéficiaires directs et au recensement des besoins de capacités afin de procéder à la réalisation des sessions de formation sur des thématiques en lien avec la gestion/entretien. Un appui est apporté aux CT à la mise en place des comités de gestion/entretien du projet. Des réunions sont périodiquement organisées avec le Comité de Gestion/les Associations concernées et la municipalité.
La structure travaillera à suivre les activités mises en oeuvre par le comité de gestion et observer les changements induits par l’infrastructure. Enfin, il est mis en place des outils et une méthode de gestion et d’entretien de l’infrastructure.
En résumé, l’accompagnement du FICOD se matérialise par l’appui à la mise en place d’organes de gestion et d’entretien des investissements (comités de gestion, de projet et d’entretien), le renforcement des capacités des acteurs (formations aux techniques de réalisation, de gestion et d’entretien des ouvrages), les appuis techniques divers à travers les antennes régionales (instruction, l’élaboration de dossiers de projet, assistance et mise à disposition de plans-types de réalisation).